نقش روابط عمومی در تصمیم سازی های راهبردی

نقش روابط عمومی در تصمیم سازی های راهبردی

محمد حسن ترابی دستیار جوان مدیرعامل شرکت ملی پست و مدیر کل دفتر روابط عمومی در یادداشتی به نقش روابط عمومی ها در نظام تصمیم‌گیری سازمان و بهبود نظام تصمیم‌سازی منطبق با انتظارات افکار عمومی پرداخته است.

وی در این مطلب آورده است:

تصمیم سازی، آنطور که در ادبیات فارسی حوزه مدیریت تعریف شده بطور کلی به معنای فراهم نمودن زمینه مناسب برای تصمیم گیری است و اما تصمیم گیری عبارتست از یک انتخاب از میان چند بدیل (Alternative) جهت رسیدن به هدف (حل مسئله) . پس تصمیم سازی یعنی اینکه زمینه مناسب برای تصمیم گیری ایجاد کنیم و این زمینه مناسب یعنی اینکه تشخیص دهیم که آیا اصلا مسئله ای وجود دارد که لازم باشد برای حلش تصمیمی گرفته شود و اطلاعات لازم برای تصمیم گیری چه هستند و چطور می توان از آن استفاده کرد و چه کسی و به چه شکلی می تواند تصمیم اخذ شده را اجرا کند و با پاسخگویی به سؤالات فوق، حال زمینه برای تصمیم گیری فراهم شده است و از بین تصمیمات یا بدیلهای مختلف مدیر باید بهترین را انتخاب کند یا به عبارتی دیگر، باید بهترین تصمیم را بگیرد.

در واقع تصمیم سازی مراحل مختلف فرآیند تصمیم گیری است که در انتها به تصمیم گیری منتج می شود. تصمیم گیری از مراحلی تشکیل شده که بطور کلی به شرح زیر است:

1-   اطمینان از وجود نیاز به یک تصمیم

2-   تعیین معیارهای تصمیم

3-   تخصیص درجه اهمیت به معیارها

4-   کشف راه حل ها

5-   ارزیابی راه حل ها

6-    انتخاب بهترین راه حل

7-   اجرای تصمیم

8-   ارزیابی آثار تصمیم اجرا شده

نکته جالب توجه این است که در ایجاد زمینه لازم برای اخذ تصمیم، یعنی همان چیزی که به آن تصمیم سازی یا سیستم تصمیم یاری گفته می شود، عموماً مدیران سطوح میانی برای مدیران ارشد و مدیران سطح عملیاتی برای مدیران میانی تصمیم سازی می کنند. اما بر عکس این موارد نیز ممکن است؛ در جایی که مدیران میانی یا ارشد تمایل به تفویض اختیار تصمیم گیری دارند. در اینجا می توان گفت روابط عمومی ها نقش بسیار موثر در تصمیم سازی سازمان و مدیران ارشد دارند

روابط عمومی گرچه در شکل ابزاری آن در اوایل قرن بیستم، صرفاً ‌تسهیل تصمیم‌گیری بود ولی در آستانه قرن بیست و یکم و در شکل مدیریتی آن، از توان تصمیم‌سازی برخوردار است. روابط عمومی با مطالعه مشکلات و منازعات موجود پیرامون سازمان در واقع در نقش بهداشت و پزشک سازمانی ظهور می‌یابد و پس از تحقیق درباره مشکل و تشخیص مناسب عوامل بوجود آورنده آن، برنامه مناسب و پیشنهاد عملی خود را برای اتخاذ تصمیم در اختیار مدیریت سازمان می‌گذارد.

در اینجا می توان به آیه 200 سوره آل عمران اشاره کرد و گفت: از منظر دین اسلام اولین شرط برخورداری از روابط عمومی موفق داشتن ایمان است و برخورداری از حسن خلق، نرم خویی، تفکر مثبت و نیک اندیشی را عاملی تاثیر گذار برای ارتباط موثر عنوان می کند.در اسلام تاکید بسیاری بر جماعت شده است چرا که اسلام یک دین اجتماعی است و عبادت های اجتماعی بسیاری در آن وجود دارد لذا باید این مهم را در کانون توجه خود قرار دهیم.

روابط عمومی علاوه بر تسهیل‌گری و تصمیم‌سازی، بر فرآیند تصمیم‌گیری نیز تأثیر می‌گذارد و بعضاً با ورود به جریان تصمیم‌گیری تصمیمات را با انتظارات افکار عمومی هماهنگ می‌سازد و به این ترتیب به دموکراتیزه شدن نظام تصمیم‌گیری در سازمان کمک می‌‌‌کند. تلاش روابط عمومی با انجام این اقدامات، پیوستن به ائتلاف حاکم بر سازمان و عضویت در گروه تصمیم‌گیری سازمان است

روابط عمومی در یک شکل واقعی و بدون تحریف و آنچه که امروز از آن به عنوان یک علم و حرفه یاد می شود، می تواند نقش بسیار مهمی در جوامع اطلاعاتی و دانش محور داشته باشد

طرح و تأکید بر نقش‌های روابط عمومی در نظام تصمیم‌گیری سازمان می‌تواند به بهبود نظام تصمیم‌سازی در سازمان منجر شود

روابط عمومی به عنوان اصلی ترین حلقه ارتباط بین مدیران و کارکنان، مسئولیت خطیری در فرآیند دسترسی مدیران و افکار جمعی کارکنان دارند به همین دلیل توجه ویژه به روابط عمومی، به عنوان نهادی که می تواند به صورت نظام مند، برنامه ریزی شده و سنجیده برای ایجاد، حفظ و گسترش تعامل و تفاهم مدیران با کارکنان اقدام کند، بسیار حائز اهمیت است. 

در سازمانهایی‌ که‌ واحد روابط عمومی‌ در جدول‌ سازمانی‌ بلافاصله‌ زیر نظر مدیر عالی‌ سازمان‌ قراردارد نشان‌ دهنده‌ توجه‌ به‌ روابط عمومی‌ به‌ عنوان‌ یک‌ عنصر راهبردی‌ است‌. در بسیاری‌ از موارد، روابط عمومی‌ عملا نقش‌ راهبردی‌ خود را در سازمان‌ ایفا نمی‌کند. این‌ مشکل‌ ازدو جهت‌ ناشی‌ می‌شود:

1-عدم‌ اطلاع‌ کافی‌ مدیران‌ ارشد از نقش‌ و اهمیت‌ روابط عمومی‌ به‌ عنوان‌ یک‌ عنصر کمک‌کننده‌ به‌ طرح‌ریزی‌های‌ استراتژیک‌ و زمینه‌سازی‌ تصمیمات‌، اجرا و ارزیابی‌ عملکردبرنامه‌های‌ راهبردی‌ سازمان‌.

2-. قرار ندادن‌ افرادی‌ با دانش‌ و بینش‌ و منش‌ لازم‌ در چنین‌ جایگاه‌ سازمانی‌ که‌ بتواند سازمان‌ رادر اعمال‌ مدیریت‌ راهبردی‌ یاری‌ کند. در این‌ صورت‌ است‌ که‌ روابط عمومی‌ فقط می‌تواند مراسم‌ و جشن‌ها را ترتیب‌ دهد و پرچم‌ به‌ دور دیوار سازمان‌ بزند.

در شرایط محیطی پیرامون سازمان ، نقش وسهم عمده ای در تعیین میزان مشارکت روابط عمومی در فرآیند مدیریت استراتژیک ونیز تدوین آن ایفامی کند

پاسخ های مناسب به محیط یکی از بدیهی ترین راههایی است که متخصصان روابط عمومی می توانند به فرآیند مواجه سازمان با محیط اطرافش کمک کنند که از طریق تحلیل تغییرات محیطی برای روابط گروهای ذینفع سازمانی صورت گیرد .

به بیان دیگر دراین نوع نگرش تاکید به، کمک مدیران روابط عمومی در حوزه تصمیم گیری های استراتژیک سازمان ها در توفیق سازمان است ودراین راستا روابط عمومی باید گروه تصمیم گیران استراتژیک را یاری دهد و مدیریت ارتباطات را به آن سو هدایت کند.

محمد حسن ترابی، مدیر کل روابط عمومی شرکت ملی پست